Weniger als 10 Beschäftigte · höchstens 2 Mio. € · nur Dienstleistungen
Kleinstunternehmen und BFSG: wer wirklich befreit ist und wer sich verrechnet.
Die Ausnahme für Kleinstunternehmen wird häufiger in Anspruch genommen als sie zusteht, meist im guten Glauben. Sie ist an zwei Zahlen und an eine Unterscheidung gebunden, die viele übersehen: Sie gilt für Dienstleistungen, nicht für Produkte. Diese Seite erklärt die Berechnung, die Fallstricke bei verbundenen Unternehmen, den Unterschied zur unverhältnismäßigen Belastung und was sinnvoll ist, wenn die Ausnahme tatsächlich greift.
Keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Schwellen mit Ihrer Steuerberatung.
Die beiden Schwellen
Beide Werte beziehen sich auf das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr.
Alles beginnt mit zwei Zahlen, und beide müssen stimmen. Eine allein genügt nicht.
Ein Kleinstunternehmen beschäftigt weniger als 10 Personen und erzielt höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein, und beide beziehen sich auf das Unternehmen, nicht auf einen einzelnen Standort oder eine einzelne Marke.
Die Zählung der Beschäftigten erfolgt in Jahresarbeitseinheiten. Eine Vollzeitkraft zählt als eine Einheit, Teilzeit anteilig, Saisonkräfte nach tatsächlicher Beschäftigungsdauer. Mitarbeitende Inhaberinnen und Gesellschafter werden berücksichtigt; Auszubildende in der Regel nicht.
Dienstleistung oder Produkt: der entscheidende Unterschied
Die Unterscheidung, die in Beratungsgesprächen am häufigsten übersehen wird.
| Tätigkeit | Einordnung | Ausnahme anwendbar? |
|---|---|---|
| Onlineshop, der eigene Waren verkauft | Dienstleistung des elektronischen Geschäftsverkehrs | Ja, bei Einhaltung der Schwellen |
| Hersteller eines E-Readers | Produkt | Nein |
| Betreiber eines Selbstbedienungsterminals | Produkt | Nein |
| Anbieter eines Buchungsportals | Dienstleistung | Ja, bei Einhaltung der Schwellen |
| Verkauf eigener Hardware an Verbraucher | Produkt | Nein |
| E-Book-Verkauf über eigene Plattform | Dienstleistung, teils produktnah | Im Einzelfall zu prüfen |
Die häufigste Fehlannahme betrifft Zeile eins gegen Zeile fünf: Ein kleiner Händler, der fremde Ware weiterverkauft, erbringt eine Dienstleistung. Wer eigene Geräte herstellt oder in Verkehr bringt, fällt unter das Produktregime, in dem die Ausnahme nicht existiert.
Verbundene Unternehmen: die stille Falle
Der Punkt, an dem die meisten Berechnungen kippen, und zwar unbemerkt.
Die Schwellen gelten nicht isoliert für die juristische Person, die die Website betreibt. Bestehen Beteiligungen, werden die Zahlen von Partner- und verbundenen Unternehmen anteilig oder vollständig hinzugerechnet, nach denselben Regeln wie in der europäischen KMU-Definition.
Praktisch trifft das drei Konstellationen besonders oft. Eine Vertriebs-GmbH mit vier Beschäftigten, die zu einer größeren Gruppe gehört. Eine Holdingstruktur, in der die operative Gesellschaft klein aussieht. Und Gesellschaften, die sich Personal und Umsatz über Schwestergesellschaften aufteilen, ohne dass dies gestaltend gemeint war.
Wer sich auf die Ausnahme beruft, sollte die Berechnung dokumentiert vorliegen haben. Das ist keine große Arbeit, und es ist die einzige Antwort, wenn eine Behörde fragt, warum keine Erklärung veröffentlicht wurde.
Nicht zu verwechseln: unverhältnismäßige Belastung
Zwei Ausnahmen, zwei völlig verschiedene Mechanismen, regelmäßig vermischt.
Die beiden Ausnahmen werden regelmäßig vermischt und funktionieren völlig unterschiedlich. Die Kleinstunternehmer-Regel knüpft an zwei Zahlen an: Entweder Sie unterschreiten die Schwellen oder nicht.
Die unverhältnismäßige Belastung ist dagegen eine Einzelfallbewertung, die Aufwand, Kosten, Nutzen für die betroffenen Personen sowie Größe und Mittel des Unternehmens gegeneinander abwägt. Sie muss dokumentiert, auf Verlangen vorgelegt und regelmäßig wiederholt werden, gilt nur für den konkreten Punkt, auf den sie sich bezieht, und trägt in der Praxis selten weit: Ein fehlender Fokusstil oder eine unbenannte Schaltfläche kosten Stunden, und Stunden lassen sich schwer als unverhältnismäßig darstellen.
Wenn die Ausnahme greift: was trotzdem sinnvoll ist
Befreit zu sein beantwortet die rechtliche Frage und keine der kaufmännischen.
Befreit zu sein heißt nicht, dass die Barrieren verschwinden. Drei Gründe sprechen dafür, dennoch zu handeln, und keiner davon ist rechtlicher Natur.
Umsatz
Eine Kasse, die ohne Maus nicht funktioniert, verliert Kundinnen, die sich nie beschweren. Für ein kleines Unternehmen wiegt jede verlorene Bestellung schwerer, nicht leichter.
Ausschreibungen
Öffentliche Auftraggeber und größere Kunden fragen nach Nachweisen unabhängig davon, ob das Gesetz Sie erfasst.
Wachstum
Die Schwellen werden irgendwann überschritten, und dann ist die Website Jahre älter. Früh testen ist billiger als später nachrüsten.
Wachstum ist dabei der am meisten unterschätzte Punkt: Die Schwellen werden nicht feierlich überschritten, sondern fallen im Jahresabschluss auf, wenn die Pflicht bereits besteht.
Der kostenlose Scan kostet nichts und beantwortet die praktische Frage in zwei Minuten: überschaubares Problem oder strukturelles. Danach entscheiden Sie mit Zahlen statt mit Vermutungen.
Freiwillige Erklärung: erlaubt, aber ehrlich
Für Ausschreibungen oft nützlich, mit einer Bedingung.
Ein befreites Unternehmen darf eine Barrierefreiheitserklärung veröffentlichen, und für Ausschreibungen ist das häufig nützlich. Es gilt dieselbe Bedingung wie überall: Der Text darf nichts behaupten, was nicht geprüft wurde.
Eine freiwillige Erklärung, die vollständige Konformität behauptet, ist rechtlich nicht weniger problematisch, weil Sie befreit sind. Sie ist eine öffentliche Aussage über Ihre Dienstleistung, und wenn sie falsch ist, gilt das gegenüber Kundinnen und Auftraggebern unabhängig vom BFSG.
Die brauchbare Variante ist dieselbe wie bei verpflichteten Unternehmen: geprüft, datiert, mit benannten offenen Punkten und Alternativen. 690 € im Jahr für die EU, 1.290 € für drei Domains und sechs Sprachen, 1.990 € einschließlich Vereinigtem Königreich und Kanada. Fünf Werktage, sieben Tage Testphase ohne Karte. Wie die Prüfung abläuft, steht auf der Seite zur BFSG-Prüfung, und was in den Text gehört, auf der Seite zur Barrierefreiheitserklärung.
Vier Fälle aus der Praxis
Alle vier stammen aus realen Anfragen des letzten Jahres.
Abstrakte Schwellen werden anschaulich, sobald man reale Betriebe danebenlegt.
Handwerksbetrieb mit sechs Beschäftigten und Terminbuchung. Die Website informiert und nimmt Termine entgegen, es werden keine Produkte in Verkehr gebracht, die Umsatzschwelle ist weit unterschritten. Die Ausnahme greift. Trotzdem lohnt der Blick auf das Buchungsformular, weil ein Termin, der nicht vereinbart werden kann, ein Auftrag ist, der nicht zustande kommt.
Onlineshop mit acht Beschäftigten und 2,4 Millionen Euro Umsatz. Die Beschäftigtenzahl passt, die Umsatzschwelle nicht. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein, also greift die Ausnahme nicht. Dieser Fall kommt häufiger vor als jeder andere, weil kleine Teams mit gutem Sortiment hohe Umsätze erzielen.
Agentur mit fünf Beschäftigten, die zu einer Gruppe gehört. Isoliert betrachtet ein Kleinstunternehmen, nach Hinzurechnung der verbundenen Gesellschaften nicht mehr. Hier lohnt die dokumentierte Berechnung, bevor man sich auf die Ausnahme verlässt.
Zwei Personen, die eigene Geräte entwickeln und verkaufen. Klein nach beiden Schwellen, aber es geht um Produkte. Die Ausnahme für Dienstleistungen hilft hier nicht, und die Anforderungen an das Produkt gelten unabhängig von der Unternehmensgröße.
Die Berechnung, die Sie aufbewahren sollten
Eine Seite Papier, die eine unangenehme Nachfrage in zwei Sätzen beantwortet.
Wer sich auf die Ausnahme beruft, sollte drei Dinge schriftlich haben: die Jahresarbeitseinheiten für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr, Umsatz oder Bilanzsumme desselben Jahres, und eine kurze Notiz zu Beteiligungen mit der Hinzurechnung, falls es welche gibt.
Das ist eine Seite Papier und die vollständige Antwort auf die Frage, warum keine Erklärung veröffentlicht wurde. Ohne diese Seite steht im Zweifel die Behauptung im Raum, man habe sich einfach für befreit gehalten – was keine Rechtsposition ist.
Was beim Überschreiten der Schwelle passiert
Der Übergang ist der teuerste Moment, wenn er unvorbereitet eintritt.
Unternehmen wachsen, und der Moment, in dem eine der beiden Schwellen überschritten wird, kommt selten mit einer Ankündigung. Er fällt in der Regel im Jahresabschluss auf, also Monate nachdem er eingetreten ist.
Praktisch bedeutet das: Wer sich der Grenze nähert, sollte nicht auf das Ergebnis warten. Eine Website, die über Jahre ohne Rücksicht auf Barrierefreiheit gewachsen ist, braucht mehr Arbeit als eine, bei der die Grundlagen von Anfang an stimmten — und zwar nicht ein bisschen mehr, sondern deutlich mehr, weil sich Muster über Vorlagen und Komponenten verbreiten.
Der günstige Zeitpunkt ist deshalb nicht der Tag der Pflicht, sondern der Relaunch, das neue Theme oder der Wechsel des Shopsystems, der ohnehin ansteht. Während dieser Arbeiten kosten Beschriftungen, ein sichtbarer Fokus und eine saubere Überschriftenstruktur fast nichts. Danach kosten sie ein eigenes Projekt.
Ein weiterer Hinweis, der selten irgendwo steht: Die Ausnahme befreit von den Pflichten des BFSG, nicht von den allgemeinen Anforderungen an einen fairen Umgang mit Kundinnen und Kunden. Wer einer Person am Telefon oder per E-Mail hilft, die online nicht weiterkommt, erfüllt keine gesetzliche Pflicht, sondern verhindert schlicht, dass ein Auftrag verloren geht. Viele kleine Betriebe machen das ohnehin, ohne es Barrierefreiheit zu nennen; es schriftlich zu haben und auf der Website zu nennen, kostet nichts und wirkt nach außen deutlich professioneller als Schweigen.
Ebenso praktisch: Wenn Sie befreit sind und das auch bleiben wollen, behalten Sie die beiden Zahlen im Blick. Eine kurze Notiz im Jahresabschluss genügt, und Sie geraten nicht in die Situation, im Nachhinein festzustellen, dass die Pflichten seit anderthalb Jahren bestehen.
Was wir kleinen Unternehmen raten
Nichts davon ist ein Verkaufsargument, und die ehrliche Reihenfolge lautet so. Machen Sie den kostenlosen Scan; er kostet nichts und dauert zwei Minuten. Gehen Sie anschließend zwanzig Minuten lang ohne Maus durch die Seite, auf der Ihr Geschäft stattfindet, und prüfen Sie drei Dinge: Erreichen Sie jedes Bedienelement, sehen Sie immer, wo Sie sind, und sagt Ihnen ein falsch ausgefülltes Formular verständlich, was fehlt.
Wenn das funktioniert, ist Ihre Lage gut, und Sie können die Prüfung mit gutem Gewissen verschieben. Wenn nicht, wissen Sie jetzt, dass Kundinnen an dieser Stelle abspringen — und das ist unabhängig von jeder Schwelle und jedem Paragrafen der eigentliche Grund, etwas zu ändern.
Häufige Irrtümer, kurz widerlegt
Sechs Annahmen, die im guten Glauben getroffen werden und trotzdem nicht tragen.
„Wir haben nur vier Leute, also sind wir raus.“ Die Beschäftigtenzahl ist eine von zwei Bedingungen. Ohne die Umsatz- oder Bilanzschwelle trägt sie nicht.
„Unsere GmbH ist klein, die Muttergesellschaft zählt nicht.“ Bei Beteiligungen wird hinzugerechnet. Das ist der Punkt, an dem die meisten Rechnungen kippen.
„Wir sind befreit, also brauchen wir gar nichts.“ Die Befreiung betrifft die Pflichten des BFSG. Sie ändert nichts an vertraglichen Anforderungen aus Ausschreibungen und nichts daran, dass eine Barriere Umsatz kostet.
„Wir verkaufen nur über einen Marktplatz.“ Dann hat der Marktplatz eigene Pflichten. Ihre eigene Website bleibt Ihre.
„Unser Sitz ist außerhalb der EU.“ Maßgeblich ist, wo die Verbraucherinnen sind, an die Sie verkaufen.
„Wir können uns auf unverhältnismäßige Belastung berufen.“ Nur mit einer dokumentierten Einzelfallbewertung für einen konkreten Punkt, die regelmäßig zu wiederholen ist.
Fragen zu den Ausnahmen für kleine Unternehmen
Was ist ein Kleinstunternehmen im Sinne des BFSG?
Ein Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten und einem Jahresumsatz oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Millionen Euro.
Gilt die Ausnahme für alle Pflichten?
Nein. Sie betrifft Dienstleistungen. Wer Produkte in Verkehr bringt, ist nicht befreit.
Wie werden Beschäftigte gezählt?
Nach Jahresarbeitseinheiten, einschließlich Teilzeitkräften anteilig; die Kriterien stammen aus der europäischen KMU-Definition.
Zählen Geschäftsführung und Inhaber mit?
Mitarbeitende Inhaber und Gesellschafter werden bei der Berechnung berücksichtigt.
Was ist mit verbundenen Unternehmen?
Bei Beteiligungen werden Zahlen verbundener und Partnerunternehmen ganz oder anteilig hinzugerechnet.
Gilt die Ausnahme dauerhaft?
Sie gilt, solange die Schwellen unterschritten werden. Werden sie überschritten, greifen die Pflichten nach den einschlägigen Übergangsregeln.
Sind wir als kleiner Onlineshop befreit?
Nur wenn die Schwellen eingehalten werden und Sie Dienstleistungen anbieten. Der Verkauf physischer Produkte ist von der Ausnahme nicht gedeckt.
Was heißt unverhältnismäßige Belastung?
Eine gesonderte Ausnahme, die dokumentiert, begründet und regelmäßig überprüft werden muss. Sie ist keine pauschale Befreiung.
Muss die Bewertung schriftlich vorliegen?
Ja, und sie ist auf Verlangen der Behörde vorzulegen.
Sollten wir trotz Ausnahme etwas tun?
Rechtlich nicht verpflichtend, praktisch sinnvoll: Barrieren kosten Umsatz und Ausschreibungen fragen unabhängig vom Gesetz danach.
Dürfen wir trotzdem eine Erklärung veröffentlichen?
Ja, freiwillig. Sie darf nur nicht behaupten, was nicht geprüft wurde.
Was, wenn wir wachsen?
Dann prüfen Sie die Schwellen erneut. Der Übergang ist der Moment, in dem die Pflichten greifen.
Wie teuer ist eine Prüfung?
690 € im Jahr für die EU, 1.290 € für drei Domains und sechs Sprachen, 1.990 € inklusive UK und Kanada.
Wie lange dauert sie?
Fünf Werktage ab vollständigem Formular.
Gibt es eine Testphase?
Sieben Tage, ohne Karte.
Wer unterschreibt?
Europe Services SE, Prag, IČO 03571785.
Beheben Sie die Mängel?
Nein. Wir prüfen, dokumentieren und unterschreiben.
Womit fangen wir an?
Mit dem kostenlosen Scan, danach entscheiden Sie.